Hybride Tagung: 10 Best Practices für Moderation und Technik

Was macht eine hybride Tagung erfolgreich?

Eine hybride Tagung gelingt, wenn das Online-Publikum als gleichwertige Zielgruppe behandelt wird und nicht als Nebenprodukt der Saalveranstaltung. Das heißt konkret: verständlicher Ton, eine eigene Ansprache für die Teilnehmenden zu Hause, Präsentationen in voller Qualität und eine stabile Verbindung. Ist eines davon schwach, schalten Online-Teilnehmende nach der ersten Pause ab.

Aus vielen Übertragungen, darunter die WFTGA Hybrid Convention 2022 in Madrid und eine Tagung zum EU-Projekt INTERREG Transdanube Travel Stories in der Tabakfabrik Linz, haben sich zehn Grundsätze bewährt. Wir haben sie in drei Gruppen geordnet: Moderation, Technik und Vorbereitung.

Wie moderiert man eine hybride Tagung, damit beide Publikumsgruppen dabei sind?

Die wichtigste Regel lautet: Jemand ist ausdrücklich für das Online-Publikum zuständig. Die folgenden vier Punkte sorgen dafür, dass niemand am Bildschirm zum stillen Zuschauer wird.

1. Zwei Moderationsrollen festlegen

Die Saalmoderation führt durch das Programm, eine Online-Co-Moderation betreut Chat und Fragen. Bei kleinen Tagungen kann das eine Person aus dem Team sein, die nicht vorne steht. Sie liest Fragen vor, meldet technische Probleme an die Regie und begrüßt Teilnehmende, die später dazukommen.

2. Das Online-Publikum direkt ansprechen

Ein Satz wie „Herzlich willkommen auch an alle, die uns aus Graz, Passau oder Budapest zusehen“ kostet nichts und verändert die Haltung im Raum. Referent:innen sollten zwischendurch in die Kamera blicken und Fragen aus dem Chat gleichwertig mit Saalfragen behandeln, etwa abwechselnd.

3. Fragen aus dem Saal immer übers Mikrofon

Eine Frage aus der dritten Reihe hört im Stream niemand, wenn sie nicht über ein Mikrofon kommt. Reichen Sie ein Funkmikrofon durch den Saal oder lassen Sie die Moderation jede Frage kurz wiederholen. Das hilft übrigens auch den Gästen in der letzten Reihe.

4. Pausen und Zeitplan für beide planen

Online-Teilnehmende sehen in der Pause sonst einen leeren Saal. Besser ist ein Pausenbild mit Uhrzeit des Wiederbeginns und dem Programm. Halten Sie den Zeitplan streng ein, denn wer online nur einen Vortrag sehen will, schaltet zur angekündigten Zeit ein.

Welche Technik braucht eine hybride Tagung?

Eine hybride Tagung braucht vier technische Bausteine: Mikrofone für alle Sprechenden, eine direkte Einspielung der Präsentationen, mehrere Kameras mit Live-Regie und eine ausreichende Upload-Verbindung. Die folgenden Punkte zeigen, worauf es jeweils ankommt.

5. Ton hat Vorrang vor Bild

Ein unscharfes Bild verzeihen Zuseher:innen, schlechten Ton nicht. Verkabeln Sie alle Referent:innen und Podiumsgäste mit Ansteckmikrofonen oder geben Sie ihnen Handmikrofone. Das Signal kommt idealerweise direkt aus dem Mischpult des Saals oder aus einer eigenen Tonanlage. Mit unserer Option Tontechnik (200 €) verkabeln wir die Sprecher:innen und bringen bis zu vier weitere Mikrofone mit, bei Podien mit vielen Gästen empfiehlt sich ein eigener Tontechniker (450 €).

6. Präsentationen direkt einspeisen

Eine abgefilmte Leinwand ist online kaum lesbar. Holen Sie das Signal vom Präsentationslaptop direkt in die Regie und zeigen Sie Folien im Wechsel oder als Bild-in-Bild mit der vortragenden Person. Sammeln Sie alle Präsentationen vorab auf einem Rechner, das spart Umbauzeit zwischen den Vorträgen. Fragen Sie außerdem nach, ob Folien Videos mit Ton enthalten, denn dieser Ton muss ebenfalls in die Regie und in den Stream.

7. Upload-Bandbreite prüfen und Plattform passend wählen

Wie viel Bandbreite Sie brauchen, hängt von der Plattform ab. Die Hersteller nennen diese Werte für den Upload in 1080p:

Bei Konferenzplattformen wie Zoom können Teilnehmende mitreden, bei YouTube erreichen Sie mehr Menschen ohne Anmeldung. Manche Tagungen kombinieren beides: Zoom für Workshops, YouTube für Keynotes. Messen Sie den Upload vor Ort und planen Sie Reserve ein, besonders wenn das WLAN auch den Gästen offensteht.

8. Mehrere Kameras und Live-Regie

Eine einzige Kamera auf das Rednerpult reicht für einen Vortrag, nicht für eine Tagung mit Podium, Fragen und Grußworten. Mit mehreren Perspektiven sieht das Online-Publikum, wer gerade spricht, wie das Podium reagiert und wer im Saal fragt. Bei Hybrid-Streaming arbeiten wir mit 5 bis 10 kabellosen Mini-Kameras und schneiden live. Warum das Ergebnis dadurch noch am selben Abend fertig ist, erklärt der Beitrag Live-Schnitt erklärt.

Wie bereiten Sie Referent:innen und Nachnutzung vor?

Gute Vorbereitung entscheidet über die ersten zehn Minuten, und die Planung der Aufzeichnung über den Nutzen nach der Tagung. Zwei Punkte gehören deshalb fest in den Projektplan.

9. Technikprobe mit allen Beteiligten

Planen Sie vor Einlass eine Probe ein, bei der jede vortragende Person einmal das Mikrofon testet und ihre Folien sieht. Online zugeschaltete Referent:innen testen am Vortag Verbindung, Kamera und Ton, und sie bekommen eine Telefonnummer der Regie für den Notfall. Legen Sie fest, was passiert, wenn eine Zuschaltung abbricht, etwa ein vorgezogener Programmpunkt.

Schicken Sie auch den Online-Teilnehmenden am Vortag eine kurze Nachricht mit Link, Programm samt Uhrzeiten und dem Hinweis, wo sie Fragen stellen können. Wer weiß, wann welcher Vortrag beginnt und wie er sich beteiligen kann, bleibt erfahrungsgemäß länger dabei.

10. Aufzeichnung für Dokumentation und Publizität nutzen

Die Aufzeichnung ist bei geförderten Tagungen oft so wertvoll wie die Tagung selbst. Bei Interreg verpflichtet Art. 36 VO (EU) 2021/1059 jeden Partner, die Förderung sichtbar zu machen, bei Verstößen drohen Kürzungen. Bei LEADER Bayern muss laut Merkblatt des Landwirtschaftsministeriums auf Website oder Social-Media-Seiten, ausdrücklich genannt ist auch YouTube, über das Vorhaben und die Förderung informiert werden. Eine Pflicht zur Videodokumentation gibt es nicht, ein Tagungsvideo mit Förderhinweis ist aber ein naheliegender Weg. Mehr dazu im Beitrag EU-Projekte dokumentieren und auf unserer Seite Videodokumentation für Förderanträge.

Informieren Sie Teilnehmende vorab in Einladung und Anmeldung, dass aufgezeichnet und gestreamt wird, und zeigen Sie das Publikum im Saal möglichst von hinten. Was rechtlich gilt, erklärt der Beitrag Bildrechte und Datenschutz bei Vereinsaufnahmen.

Was kostet die Technik für eine hybride Tagung?

Bei Hybrid-Streaming beginnt eine hybride Tagung mit dem Grundpaket von 750 € für bis zu 2 Stunden, jede weitere angefangene Stunde kostet 120 €. Ein typischer Tagungstag mit sechs Stunden Programm, Podium und Förderhinweisen, 100 km vom Standort entfernt, sieht so aus:

Die Preise sind Endpreise, als Kleinunternehmer verrechnen wir keine Umsatzsteuer. Livestream, Aufzeichnung und Live-Schnitt sind enthalten, die fertige Aufzeichnung gibt es meist am selben Abend. Mit einer mobilen Kamera samt Assistent (250 €) kommen Sie näher an Fragen aus dem Publikum. Ihren Preis berechnen Sie im Preisrechner, alle Leistungen finden Sie unter Hybride Konferenzen und Beispiele unter Referenzen.

Quellen: Zoom, Bandbreitenbedarf, Microsoft Learn, QoS für Teams-Geräte, YouTube Hilfe, Livestream-Einstellungen, Interreg AT-CZ, Publizitätsleitfaden, StMELF, Merkblatt Sichtbarkeit LEADER.