Förderantrag für Kulturprojekte: das Video von Anfang an einplanen

Warum gehört die Videodokumentation schon in den ersten Antrag?

Weil viele Förderstellen nur Kosten anerkennen, die vor Projektbeginn beantragt wurden. Was im Antrag fehlt, ist in der Abrechnung meist verloren. Drei Beispiele aus aktuellen Richtlinien:

• Das Land Oberösterreich verlangt bei der Chorwesen-Förderung den Antrag vor Projektbeginn.
• Beim Kulturfonds Bayern darf das Projekt nicht vor der Bewilligung beginnen.
• Die Wiener Bezirkskulturförderung schließt bereits abgeschlossene Projekte aus.

Dazu kommt ein praktischer Grund: Wer die Aufzeichnung früh plant, kann Rechte, Förderhinweis und Termin in Ruhe klären. Wer sie zwei Wochen vor der Premiere „noch schnell dazunimmt“, zahlt sie meist aus der Vereinskasse.

Wann müssen Sie den Antrag stellen?

Je nach Stelle zwischen „vor Projektbeginn“ und fast ein Jahr im Voraus. Eine Theatergruppe, die im Sommer 2027 spielt, muss beim Kulturfonds Bayern schon bis 1. Oktober 2026 eingereicht haben. Die wichtigsten Termine im Überblick:

Eine ausführliche Übersicht aller Stellen für Vereine finden Sie im Beitrag Videodokumentation fördern: Förderstellen in Österreich und Bayern.

Wie beschreiben Sie die Aufzeichnung im Antragstext?

Als Maßnahme mit Zweck, nicht als Extra. Ein Förderantrag für ein Kulturprojekt hat fast immer Abschnitte zu Zielen, Maßnahmen, Zielgruppe und Öffentlichkeitsarbeit. Die Videodokumentation passt in jeden dieser Abschnitte, mit jeweils anderem Akzent.

Ziele

„Die Aufführung soll über den Saal hinaus zugänglich werden und als Dokumentation für Verein, Gemeinde und Fördergeber erhalten bleiben.“

Maßnahmen

„Eine Vorstellung wird mit mehreren Kameras aufgezeichnet und live geschnitten. Die Aufzeichnung steht unmittelbar nach der Vorstellung zur Verfügung; auf Wunsch wird sie zeitgleich als Livestream übertragen.“

Zielgruppe

„Neben dem Saalpublikum erreichen wir Mitglieder und Angehörige, die nicht anreisen können, sowie Schulen und Partnergemeinden.“

Öffentlichkeitsarbeit

„Die Aufzeichnung wird mit Förderhinweis und Logos der Fördergeber veröffentlicht. Standbilder ergänzen den Tätigkeitsbericht.“

Wie setzen Sie die Videokosten im Kostenplan an?

Mit einem schriftlichen Angebot und einem eigenen Posten, getrennt von Bühne, Licht und Werbung. So sieht die Förderstelle sofort, was die Dokumentation kostet, und Sie können den Betrag später eins zu eins belegen.

Ein Beispiel: Eine Theatergruppe in Niederbayern lässt eine Vorstellung ihres Sommerstücks aufzeichnen. Das Stück dauert mit Pause 2,5 Stunden, zusätzlich soll eine bewegliche Kamera Nahaufnahmen liefern, und die Gruppe möchte die Rohdateien für einen späteren Trailer. Angenommen sind 40 km einfache Anfahrt.

Die Preise von Hybrid-Streaming sind Endpreise: Als Kleinunternehmer verrechnen wir keine Umsatzsteuer, im Kostenplan steht also kein Steuerbetrag extra. Ihre eigene Variante stellen Sie im Preisrechner zusammen. Wenn Sie nur das Grundpaket brauchen, bleibt es bei 750 € plus Anfahrt.

Prüfen Sie außerdem Mindestgrößen. Der Kulturfonds Bayern fördert erst ab 10.000 € Gesamtkosten und höchstens 30 %. Die Aufzeichnung ist dort ein Teil des Gesamtprojekts, kein eigener Antrag.

Welche Rechte müssen Sie vor dem Antrag klären?

Die Aufzeichnungsrechte, denn sie können Geld kosten und gehören dann ebenfalls in den Kostenplan. Eine Aufführungsgenehmigung deckt die Aufzeichnung nicht automatisch ab.

• Theaterverlage: Der Wilhelm Köhler Verlag schließt Film- und Videorechte in seinen Bezugsbedingungen aus. Der Rowohlt Theaterverlag fragt im Antrag nach einer Videoaufzeichnung fürs Archiv und nennt Kosten von „mind. € 80,– zzgl. Ust“.
• Musik: Für eine DVD oder einen USB-Stick braucht es in Österreich die Bewilligung der austro mechana vor der Vervielfältigung, in Deutschland eine Herstellungsmeldung bei der GEMA.
• Personen im Bild: Informieren Sie Mitwirkende und Publikum vorab. Bei Kindern ist besondere Sorgfalt nötig.

Fragen Sie beim Verlag schriftlich und konkret: Archivaufnahme, Weitergabe an Mitwirkende, Ausschnitte, Livestream, ganzes Stück online. Details dazu stehen im Beitrag Darf unsere Theatergruppe das Stück filmen? Das ist keine Rechtsberatung, im Einzelfall entscheidet der Rechteinhaber.

Wie sieht der Zeitplan vom Antrag bis zum Bericht aus?

Rechnen Sie mit fünf Etappen, von denen nur eine der eigentliche Drehtag ist. Wer jede Etappe einer Person im Vorstand zuordnet, vermeidet die typische Lücke zwischen „Antrag ist draußen“ und „Bericht ist fällig“.

Etappe 3 wird am häufigsten unterschätzt. Die Logos der Fördergeber brauchen wir als Datei, damit sie im Abspann oder als Einblendung erscheinen. Die Information an das Publikum gehört auf Plakat, Einladung oder Website, damit niemand im Saal überrascht wird. Und die schriftliche Zusage des Verlags sollte vorliegen, bevor die erste Kamera hängt.

Etappe 4 ist für den Verein dagegen kurz: Die Mini-Kameras arbeiten kabellos über ein eigenes 5G-Netzwerk, für die Kameras müssen keine Kabel durch den Saal gelegt werden, und das Publikum sitzt wie gewohnt.

Was prüfen Sie, bevor Sie den Antrag absenden?

Ob jeder spätere Nachweis schon im Antrag angelegt ist. Diese Checkliste hilft:

1. Aufzeichnung als Maßnahme mit Zweck beschrieben (Ziel, Zielgruppe, Öffentlichkeitsarbeit)?
2. Eigener Posten im Kostenplan, schriftliches Angebot beigelegt?
3. Termin der aufgezeichneten Vorstellung festgelegt und mit dem Saal abgestimmt?
4. Rechte bei Verlag, AKM oder GEMA angefragt, Kosten eingeplant?
5. Förderhinweis und Logos für die Einblendung vorgesehen?
6. Klar, welche Nachweise die Stelle verlangt, etwa „Bericht mit Fotos“ in Niederösterreich?
7. Antrag vor Projektbeginn und innerhalb der Frist?

Wie die fertige Aufzeichnung später in den Bericht kommt, erklärt der Beitrag Endbericht und Verwendungsnachweis. Für Theatergruppen haben wir eine eigene Seite zum Filmen von Theateraufführungen, für Förderprojekte allgemein die Seite Videodokumentation für den Förderantrag. Ein Angebot für Ihren Antrag schicken wir Ihnen gern schriftlich.

Quellen: Land OÖ Chorwesen, Land OÖ Online-Antrag, Kulturfonds Bayern, Wien Bezirkskulturförderung, Bezirk Oberbayern, Bezirk Niederbayern, BMWKMS Online-Antrag, Salzburg Förderkriterien Chöre 2026, Linz Kultur, NÖ Chormusik, Wilhelm Köhler Verlag, Rowohlt Theaterverlag, AKM Tarife Audioproduktion, GEMA Herstellungsmeldung, BayLDA FAQ Bilder und Verein.